PERSÓNUVERNDARYFIRLÝSING
RÁÐGJÖF OG EFTIRLIT

ALMENNT

R&E ehf, kt. 480807-0730, Sviðholt, 225, Garðabæ, er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. R&E leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.
R&E er ráðgjafa og eftirlitsfyrirtæki sem býður upp á fjölbreytta þjónustu til einstaklinga, húsfélaga, fyrirtækja, stofnana, veitna og sveitarfélaga. Fyrirtækið sinnir eftirliti með framkvæmdum á fráveitu, áhættumati og ástandsskoðun fóðraðra og ófóðraðra frárennslislagna, skipulagningu verkefna og fl.
Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum R&E safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli R&E safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (hér eftir persónuverndarlög).

HVAÐ ERU PERSÓNUUPPLÝSINGAR OG VINNSLA PERSÓNUPPLÝSINGA?

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira. Í 2. og 3. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum.
Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu. Í 4. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á vinnslu persónuupplýsinga.

HVERNIG VINNUR R&E PERSÓNUUPPLÝSINGAR?

Hjá R&E fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við persónuverndarlög. Fyrirtækið gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar.  Eins er gætt að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:

  1. Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.

  2. Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.

  3. Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.

  4. Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.

  5. Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.

  6. Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

UM HVERJA SAFNAR R&E PERSÓNUUPPLÝSINGUM?

Í starfsemi R&E er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem R&E hefur undir höndum geta verið um:

  • starfsmenn þess.

  • viðskiptavini: einstaklingar, tengiliðir lögaðila, félaga og annarra stofnana.

  • aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

HVAÐA PERSÓNUUPPLÝSINGUM SAFNAR R&E?

R&E safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því um hvaða starfsemi er að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast R&E við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.
R&E safnar nauðsynlegum upplýsingum um starfsfólk, til dæmis upplýsingum um nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, viðveru, laun og fleira.

TILGANGURINN MEÐ SÖFNUN PERSÓNUUPPLÝSINGA

Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:

  • Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn.

  • Geta veitt viðskiptavinum umsamda þjónustu.

  • Gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.

  • Uppfylla lagaskyldu.

LAGAGRUNDVÖLLUR FYRIR VINNSLU PERSÓNUUPPLÝSINGA

R&E safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

  • Til að uppfylla lagaskyldu.

  • Til að uppfylla samningsskyldu eða til að gera ráðstafanir að beiðni viðskiptavinar áður en samningur er gerður.

  • Á grundvelli samþykkis einstaklinga.

  • Til að unnt sé að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

HVE LENGI GEYMIR R&E PERSÓNUUPPLÝSINGAR?

R&E geymir persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti.

FRÁ HVERJUM SAFNAR R&E PERSÓNUUPPLÝSINGUM?

R&E safnar að meginstefnu til persónuupplýsingum beint frá þeim einstaklingum sem sækja þjónustu hjá fyrirtækinu. R&E styðst einnig við opinberar skrár og upplýsingar frá öðurm stjórnvöldum í vinnslu sinni. Þegar og ef upplýsingum er safnað frá öðrum þriðju aðilum reynir R&E eftir fremsta megni að upplýsa viðkomandi um það.

HVENÆR MIÐLAR R&E PERSÓNUUPPLÝSINGUM TIL ÞRIÐJU AÐILA OG AF HVERJU?

R&E miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem eru ráðnir af R&E til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitendur, sem sjá um að geyma gögn meðal annars, og verktakar. Í þeim tilfellum gerir R&E vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum fyrirtækisins um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

FLUTNINGUR PERSÓNUUPPLÝSINGA ÚT FYRIR EVRÓPSKA EFNAHAGSSVÆÐIÐ

R&E er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. R&E gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

ÖRYGGI PERSÓNUUPPLÝSINGA

R&E leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna.
Auk þess stuðlar R&E að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

RÉTTINDI EINSTAKLINGA

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

SAMSKIPTAUPPLÝSINGAR R&E

Nafn: R&E ehf
Heimilisfang: Sviðholt, 225 Garðabæ
Netfang: s@roge.is
Símanúmer: 00354 6693900

RÉTTUR TIL AÐ LEGGJA FRAM KVÖRTUN HJÁ PERSÓNUVERND

Dragi viðskiptavinir í efa að R&E meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

ENDURSKOÐUN Á ÞESSARI PERSÓNUVERNDARYFIRLÝSINGU

Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig R&E vinnur með persónuupplýsingar. Verði breytingar gerðar á persónuverndaryfirlýsingu þessari verður tilkynnt um slíkt á heimasíðu fyrirtækisins  www.roge.is

Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingu taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.

Persónuverndaryfirlýsing þessi var samþykkt 15.06.20201.